Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

DP Gastro & Hotel Consulting
Inhaber: Dimitrios Piniaras
Perlacher Straße 115
81539 München, Deutschland

Telefon: +49 89 95798935
E-Mail: dimitrios@smarthotel.chat

Lizenzgeber:
Babur Baburi
E-Mail: bb@smarthotel.chat

Bei jedem Aufruf unserer Website/Plattform werden automatisch Informationen durch unseren Hosting-Anbieter erfasst (Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Uhrzeit des Zugriffs).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, performanten und sicheren Betrieb unserer Infrastruktur).
Speicherdauer: Maximal 30 Tage, danach automatisierte Löschung.

Zur Nutzung von smarthotel.chat legen Hotelbetriebe ein Kundenkonto an. Hierbei verarbeiten wir Stammdaten des Betriebs sowie Kontaktdaten der Ansprechpartner (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktionsbezeichnung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

Über die Sprachsteuerung erfassen Mitarbeiter Aufgaben, Tickets, Nachbestellungen und Service-Meldungen in verschiedenen Sprachen (Service, Housekeeping, Haustechnik).

Rolle & Datenverarbeitung: Die Plattform wandelt gesprochene Sprache in Text um, um Aufgaben zu generieren und im Management-Dashboard darzustellen. Wir stellen diese Software als Lizenznehmer bereit. Audio-Streams werden ausschließlich für die Transkription verarbeitet und nicht dauerhaft als Sprachdatei gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Besucher unserer Website können das System über ein Test-Mockup mit einer kurzen Sprachaufnahme (bis 15 Sekunden) ausprobieren. Die Aufnahme wird ausschließlich für diesen Test an unseren KI-Transkriptionsdienstleister übermittelt, in Text umgewandelt und übersetzt. Weder die Aufzeichnung noch der generierte Text werden dauerhaft gespeichert.

Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir je Probelauf lediglich einen anonymisierten Hash-Wert der IP-Adresse mit Zeitstempel. Dieser Eintrag wird nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Starten der Aufnahme) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Systemmissbrauch).

Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb und die Authentifizierung auf der Plattform erforderlich.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG.

Analytische oder Marketing-Cookies werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner gesetzt. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer anpassen oder widerrufen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern Sie über unser Consent-Banner eingewilligt haben, setzen wir Dienste zur Erfolgsmessung (z. B. Kampagnen-Parameter wie utm_source zur Zuordnung von Anfragen) ein. Ohne Einwilligung werden keine externen Marketing-Skripte geladen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Kerndaten (EU): Sämtliche Kundendaten, Datenbanken und Logs werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

• Datenbank & File-Storage: Supabase Inc. in einem AWS-Rechenzentrum in Stockholm, Schweden (eu-north-1).
• Content Delivery Network (Edge): Cloudflare Inc. zur sicheren Auslieferung der statischen Webseiten-Inhalte.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Zwischen dem Anbieter bzw. dem Lizenzgeber und allen Unterauftragsverarbeitern (Supabase, Hosting, KI-Dienste) wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Für die Echtzeit-Sprachverarbeitung und KI-gestützte Übersetzung werden Datenströme an spezialisierte Cloud-Anbieter übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie strengen technischen Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung während der Übertragung, Verzicht auf dauerhafte Datenspeicherung von Audiodaten).

• Vertrags- und Abrechnungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO / § 257 HGB.
• Benutzerkonten & Stammdaten: Für die Dauer des aktiven Vertragsverhältnisses.
• Server-Logs & Test-Hashes: Maximal 7 bis 30 Tage.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Kontakt für Datenschutzfragen:
E-Mail: dimitrios@smarthotel.chat

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Umstellungen unserer Dienste abbildet.